Voici un résumé de nos principales activités au cours de l’exercice. 

1. Mise à jour de l’archivage de documents 
   Nous avons pris énormément de retard pendant la pandémie et l’embauche d’une première contractuelle a été faite pour prendre ce dossier en main. Nous avons dû la remercier car elle n’a pas livré la marchandise par manque de disponibilité. Fort heureusement la contractuelle que nous avons embauchée comme secrétaire administrative pour nous aider également à faire le rattrapage dans notre archivage avait des compétences en archivistique et s’est révélée très compétente. Nous sommes maintenant à peu près à jour et cet objectif qui constituait notre priorité a été en grande partie réalisé, et devrait être finalisé au premier trimestre du prochain exercice avant son départ.
2. Mise à jour de l’archivage numérique 
   Le Répertoire des dossiers numériques 1977-2023 concernant les documents qui ont comme origine des disquettes, clés USB, disques durs externes et autres est maintenant complété et disponible en version texte. Le contenu est disponible en version numérique.
3. Classement de notre bibliothèque de livres et autres publications
   Héritage Sutton a accumulé et conserve environ 400 livres et autres publications historiques reliées à Sutton et aux Cantons de l’Est, généralement sous forme de dons. Un contractuel a été embauché pour en faire le classement et catalogage. Notre contractuelle embauchée comme secrétaire administrative a complété le travail au niveau de la disposition des livres et de l’élagage des doublons, et cet objectif a également été réalisé.
4. Banque d’images
   La banque d’images renferme de 20 à 30 000 photos à cataloguer, indexer, insérer les légendes et des thèmes, etc. Une contractuelle a été embauchée pour prendre ce dossier en main.
   Le travail accompli est selon nos attentes : configuration de l’ordinateur et du gestionnaire de photos, élimination de milliers de doublons, élaboration d’un procédurier et d’un formulaire d’autorisation, sauvegarde des photos sur iCloud, disque dur externe, disque dur du PC. La pérennité des images est assurée et l’accès aux photos sur Mac et Windows également.
   Le travail va se poursuivre au cours du prochain exercice car la contractuelle n’a utilisé que les deux tiers du budget prévu.
5. Fonds d’histoire orale 
   Le projet de BAnQ «Répertoire du Fonds d'histoire orale d'Héritage Sutton» a été complété. Les données numériques audio, vidéos, textes ont été téléversées dans le nuage vers un programme appelé Preservica. Un procédurier a été préparé et une séance de formation sera offerte pour les usagers. Le document a été imprimé et distribué aux différents organismes (ISBN, etc.). L'intégration du répertoire dans notre site web a également été faite.
6. Conte de Rosette 
   Le projet de compléter le projet de Vie à la ferme, le conte Si Rosette pouvait parler a été abandonné suite au désistement de la ressource externe affectée au projet pour le compléter. Le solde du budget prévu de 1 000 $ a été réaffecté à notre fonds général.
7. Numérisation des procès-verbaux de la Ville et du Canton 
   Nous avons fait l’analyse du travail à réaliser et établi que le nombre de pages à numériser était de l’ordre de 13 000 pages et le coût de l’opération par une firme professionnelle de l’ordre de 1 600 $. Nous avons une demande financement au Directeur général de la Ville qui nous a dit être favorable au projet mais sommes en attente de la réponse.
8. Numérisation des vidéocassettes du Fonds de Mont Sutton 
   Nous avons fait l’analyse du travail à réaliser et établi le coût de l’opération par une firme professionnelle. Faute de ressources pour s’occuper du dossier nous avons reporté l’opération qui sera relancée au cours du nouvel exercice.
9. Projet Expo-ski 
   Nous avons préparé un plan d’affaires ambitieux en collaboration avec l’École d’Art. Le projet a évolué à la suite de changements de priorités à l’École d’Art et au retrait des deux promotrices externes. Nous avons donc convenu de préparer un projet plus modeste sous réserve de l’engagement de Denis Boulanger pour le contenu de l’exposition, et de la possibilité d’utiliser le résultat pour une exposition virtuelle du même type que nos dossiers virtuels actuels et pour un cahier spécial, ainsi que de servir à la création éventuelle d’une exposition au Musée de Sutton. La poursuite du projet sera soumise à l’autorisation du CA.
10. Projet Histoire de Sutton
    Le Conseil a autorisé le projet de réalisation d’un livre sur l’histoire du Canton et de la Ville de Sutton sur un horizon de 3 ans. Nous avons complété un plan d’affaires incluant un budget détaillé, et un sommaire de sollicitation de subventions et commandites pour son financement. Certaines des premières activités prévues ont été réalisées ou démarrées, dont le recrutement du directeur du département d’histoire de l’Université de Sherbrooke Harold Berube pour nous accompagner. La Ville de Sutton constitue un partenaire essentiel pour un tel projet et une demande de support financier et moral a été adressée à celle-ci. Le dossier a été reçu favorablement et doit être présenté à une prochaine réunion du Conseil municipal.
11. Cahiers d’histoire 
    Les cahiers d'histoire numéros 40 et 41 ont été réalisés tel que prévu au cours de l’exercice. Soulignons que la cahier 40 a été réalisé en collaboration avec la Guilde des tisserands de Sutton en lien avec son quarantième anniversaire. Le cahier 41 sera lancé en novembre.
12. Évaluation de la valeur patrimoniale de l’orgue de l’église Calvary
    La Ville de Sutton a donné à Héritage Sutton le mandat d’évaluer la valeur patrimoniale de l’orgue de l’église Calvary à l’été. Tous les travaux de recherche ont été complétés à la fin septembre. Le rapport est en cours de rédaction et sera déposé en novembre.
13. Inventaire du patrimoine commémoratif
    Nous avons été sollicités par la Fédération Histoire Québec pour participer à l’inventaire du patrimoine commémoratif pour le ministère de la Culture et des Communications du Québec. Nous avons identifié une dizaine de monuments et plaques se qualifiant pour l’inventaire pour lesquels on nous demande de compléter une fiche. Le dossier a été confié à notre contractuelle embauchée comme secrétaire administrative et sera complété en fin décembre.
14. Petit salon du livre 
    Nous avons participé tel que prévu au Petit salon du livre qui se tient trois samedis en décembre. Les rencontres avec les citoyens permettent de faire mieux connaître Héritage Sutton auprès des citoyens et les ventes lors de l’événement ont atteint 202,50 $.
15. Rétablissement des portes ouvertes sans rendez-vous au local d'Héritage Sutton 
    Nous avons rétabli les portes ouvertes au local, avec une présence de la personne embauchée pour l’archivage du lundi au jeudi. Pour faciliter l’accès nous avons installé une ligne téléphonique et une sonnette à l’arrière.
16. Main d'œuvre 
    Afin de réaliser nos projets en cours, nous avons embauché trois personnes, Hannah O’Donnell pour le projet BANQ, Camille Lizotte pour l’archivage et Sylvie Grégoire pour la banque d’images.
17. Administration 
    a. Afin de faciliter la gestion des opérations, Gilles Gauthier a rédigé plusieurs procédures qui ont été réunies dans un procédurier qui sera présenté au conseil.
    b. Tel que prévu, nous avons mis en place un modèle de contrat de travail pour salariés et contractuels.
    c. Nous avons mis en place un nouveau système comptable basé sur un modèle fourni par notre comptable pour simplifier la gestion de la trésorerie et améliorer le reporting.
    d. Nous avons installé un téléphone IP au local pour faciliter l’accès au local via la réception, et installé une sonnette à la porte arrière.
    e. Nous avons fait émettre une carte d’affaires Visa à marge de crédit limités pour faciliter le paiement de certaines factures.
    f. Nous avons ajouté le Musée de Lac Brome comme point de vente et en avons profité pour rédiger un contrat de vente en consignation formel qui sera réutilisé au fil du temps avec nos autres partenaires.
18. Finances
    Nous avons réalisé un surplus de l’ordre de 17 000 $. Nous avions comme objectif de terminer l’exercice financier avec environ 10 000 $ en caisse car nous devons avancer les fonds requis pour la production du cahier publié à l’automne et nos autres activités en attendant notre subvention de fonctionnement de la Ville qui est normalement déposée en avril. L’écart positif s’explique en grande partie par le surplus de l’ordre de 2 500 $ réalisé suite au décalage de la paie de notre contractuelle embauchée comme secrétaire administrative au prochain exercice, de 2 000 $ lié au solde d’heures non réalisées pour la banque d’images et de 1 500 $ prévu pour la numérisation des vidéocassettes du Mont Sutton. Ces montants seront donc considérés comme engagés dans le prochain exercice financier. 
19. Adhésions 
    Nous avions 70 membres au 30 septembre 2024.

    Conclusion 

    L’exercice 2023-2024 a été marqué par le départ de Jeanne Morazain à titre de présidente. La transition a été un grand défi. Je tiens à remercier Jeanne pour être demeurée sur le conseil à titre d’administratrice et pour son soutien et ses conseils pour aider le nouvel exécutif à prendre la relève. Merci à Thérèse Piette qui a accepté le poste de vice-présidente et aux autres membres du conseil pour leur collaboration. Je tiens tout particulièrement à souligner la collaboration de Gilles Gauthier qui a supervisé nos projets en plus d’agir à titre de secrétaire du conseil. 

Notre plan d’activité consistera en la production de nos deux cahiers et la poursuite de projets déjà engagés et de deux projets majeurs sous réserve de l’obtention de financement d’organismes subventionnaires ou de commanditaires. Le budget sera donc basé sur des hypothèses de financement au cours de l’exercice. Sur le plan administratif, nous mettrons en place un organigramme avec un responsable de chacun de nos secteurs d’activité pour lesquels Gilles a établi un procédurier. 

Sur le plan financier, nous avons terminé l’exercice avec un surplus de 17 000 $. Notre objectif était de de terminer avec un surplus de l’ordre de 10 000 $ pour financer les activités courantes et les imprévus possibles avant le versement de notre subvention annuelle de la Ville de Sutton. L’écart positif s’explique en grande partie par le surplus de l’ordre de 2 500 $ réalisé à la suite du décalage de la paie de la contractuelle embauchée comme secrétaire administrative au prochain exercice, de 2 000 $ lié au solde d’heures non réalisées pour la banque d’images et de 1 500 $ prévu pour la numérisation des vidéocassettes du Mont Sutton. Ces montants totalisent 6 000 $ et seront donc considérés comme engagés dans le budget de l’exercice 2024-2025.
 

Projets subventionnés et mandats1 

1. Livre sur l’Histoire de Sutton (2024-2027) – an 1 : 10 000 $ sur 80 000 $2 
   Le projet de livre sur l’histoire de Sutton a été approuvé par le conseil le 18 juillet 2024. Le plan d’affaires a été déposé et un mémorandum de sollicitation a été produit. Le soutien essentiel de la Ville a été sollicité officiellement. Notre demande a été bien reçue et nous sommes en attente de la réponse qui doit être soumise au conseil de Ville. Sitôt celle-ci obtenue, on se lancera en parallèle à la levée de fonds d’autres organismes et commanditaires et au démarrage du projet dont les premières étapes consistent en la rédaction d’un sommaire du contenu de chaque chapitre et de l’identification des sources documentaires dans nos archives, notre fonds d’histoire orale, notre banque d’Images et nos cahiers. Nous sommes toujours par ailleurs à la recherche d’auteurs pour compléter l’équipe de travail.
    
2. Exposition virtuelle sur l’Histoire du ski à Sutton (2025-2026) – an 1 : 5 000 $ sur 34 000 $ 
   Le projet a été soumis au conseil le 18 juillet 2024. Compte tenu du changement de direction à la suite du retrait des deux partenaires, et de nos réflexions subséquentes, le projet a été revu pour proposer une exposition virtuelle du type de nos dossiers virtuels, dont le contenu serait réutilisable pour produire un cahier spécial et alimenter une éventuelle exposition au Musée de Sutton, et le budget a été ramené à une dimension plus modeste et nos démarches de financement auprès d’autres organismes. Le projet sera concentré sur l’histoire de la station de ski et nous avons obtenu l’engagement de Denis Boulanger à y collaborer. Compte tenu de ce repositionnement, nous chercherons d’abord à obtenir un support financier et moral de Mont Sutton inc.
    
3. Numérisation des procès-verbaux 1960-2006 du Canton et de la Ville de Sutton – 1 500 $
   Le projet sera réalisé si la Direction de la Ville répond favorablement à la demande de financement qui lui a été soumise et pour laquelle on attend toujours la réponse.
    
4. Mandat d’Évaluation de la valeur patrimoniale de l’orgue de l’église Calvary – 1 500 $
   Le mandat a été donné par la Ville de Sutton à l’été. Tous les travaux de recherche ont été complétés lors de l’exercice précédent. Le rapport est en cours de rédaction et sera déposé en novembre.
    
5. Mémoires en Fête – 3 000 $
   L’événement Mémoires en Fête réalisé à l’École d’Art en 2022 a connu un grand succès. La formule de présenter des photos historiques aux citoyens et visiteurs en leur demandant de participer à leur identification et à celle des personnages a permis de rassembler des citoyens de plusieurs générations, en lien avec notre mission de diffusion de la culture. Le coût avait de l’ordre de 3 000 $. Nous pourrions organiser un nouvel événement basé sur le même principe, en choisissant un autre thème comme le 150ème anniversaire de Sutton et la période plus récente des années 50 au début des années 60. L’idée du projet est approuvée, mais une demande de subvention et de commandites sera requise pour le financement.
    

Autres projets financés avec le surplus budgétaire 

1. Archivage de documents – 2 500 $
   Le rattrapage de l’archivage de documents sera complété avec le catalogage des rôles d’évaluation déposés par Winston Bresee par notre contractuelle embauchée comme secrétaire administrative avant la fin de son contrat à la fin du trimestre. Maintenant que sommes à jour nous estimons que cette activité menée sur une base régulière devrait représenter demander un budget annuel de l’ordre de 6 000 $. Nous prévoyons un montant de 3 500 $ d’ici la fin de l’exercice, montant que nous allons engager si nous faisons des surplus en cours d’exercice, ou qui fera l’objet d’une demande de subvention intégrant ce montant lors du prochain exercice. 
2. Banque d’images – 2 000 $
   Le gros du mandat de la contractuelle a été réalisé et on peut déjà consulter le catalogue et la banque de photos. Il reste environ le tiers du budget prévu pour compléter les travaux.
   Le travail a cependant permis de réaliser qu’il y avait encore un grand nombre de doublons et d’erreurs dans la banque. Nous avons pris la décision à court terme de corriger la banque au fur et à mesure lorsque nous avons des demandes d’images de la part de citoyens ou chercheurs car cela demanderait trop de ressources.
   Il est difficile d’estimer le nombre d’heures requis pour compléter le tout et un budget similaire au budget actuellement alloué (6 000 $) devrait éventuellement être considéré ou confié à un ou une bénévole pour compléter le travail. 
3. Numérisation et catalogage des vidéocassettes du Fonds du Mont Sutton – Montant à déterminer
   Le projet de l’an dernier ne comprenait que la numérisation. Mais il faudrait y ajouter le catalogage dont le coût est estimé à 2 000 $. Après discussion au conseil, il a été décidé d’élargi le projet pour inclure tous les autres documents vidéo de nos archives dont les films 8mm et 16mm afin d’en pérenniser et protéger le contenu, et de les rendre utilisables pour nos autres projets. Un tel projet devient finançable par la BANQ et fera l’objet d’une demande de subvention au cours de l’exercice. Le montant de 1 500 $ prévu au budget de l’an dernier a été libéré pour d’autres projets.
    

Autres activités avec les coûts directs 

1. Réalisation des cahiers 42 et 43 – 4 000 $
   Anne et Jeanne sont déjà à l’oeuvre pour recruter des auteurs pour nos deux prochains cahiers. Le coût de leur production et distribution est de l’ordre de 4 000 $, les revenus de ventes de 3 000 $, et environ la moitié des revenus des adhésions servent au paiement des deux cahiers qui font partie de leur membership, soit environ 1 500 $. Au net donc, les coûts externes de l’opération s’auto-financent si on inclut les frais pour la distribution des cahiers et la collecte du produit aux points de vente.
2. Participation au Petit Salon du Livre
   Nous comptons participer au Petit Salon comme à l’habitude. Cet événement est important pour le réseautage et la promotion de la société auprès des citoyens nombreux à visiter notre kioske. Les ventes de cahiers sont variables et ont été de l’ordre de 200 $ l’an dernier.
    
3. Participation au projet de Tourisme durable
   Le projet piloté de la Ville piloté par la Ville propose un sentier thématique où Héritage Sutton sera impliqué pour la production entre autres de panneaux historiques. Nous n’avons pas d’idée du moment où le projet sera réalisé car il reste de nombreuses étapes, et a priori, comme le projet est subventionné, nos coûts devraient être facturables.
    

Activités administratives 

1. Maintenant que le rattrapage de l’archivage à partir des surplus accumulés pendant la pandémie est complété, nous n’aurons plus de ressource sur une base régulière au local. En ce qui regarde la permanence, nous allons donc revenir à la formule d’ouverture le jeudi avant-midi afin de répondre aux visiteurs. Nous allons à cet effet mettre en place un calendrier où la présence sera assurée par un membre du conseil ou un bénévole.
    
2. Afin de faciliter la gestion de nos activités et leur réalisation par les membres du conseil, les bénévoles et les contractuels, Gilles Gauthier va compléter son procédurier pour couvrir l’ensemble de nos activités, documenter nos outils de travail et banques de données et produire un recueil qui sera déposé au conseil.
    
3. Nous prévoyons également une formation pour les membres du conseil et les bénévoles intéressés à l’ensemble de nos processus administratifs ou reliés à nos activités, et partager la responsabilité entre ceux-ci.

    

   1. Les projets non subventionnés seront reportés ou étalés dans le temps si on obtient un montant inférieur à celui projeté. 

   2. Tous les montants sont les coûts externes, et excluent le temps des membres du conseil et des bénévoles.